Faktura proforma – znaczenie i wykorzystanie w biznesie

Jeśli zastanawiasz się co to znaczy faktura proforma, koniecznie skieruj się tutaj.

Wszyscy, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale również i gros osób dokonujących zakupów online, spotkali się przynajmniej raz z fakturą proforma. Nie wszyscy jednakże wiedzą, czym rzeczywiście jest ten dokument i czym różni się on od tradycyjnej faktury.

Czy fakturę proforma uwzględnia się w w księdze przychodów i rozchodów?

Po łacinie pro forma znaczy „dla przyzwoitości”, wobec tego nieraz można spotkać się z tłumaczeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I w rzeczy samej, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, tym samym nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Wypada jednak zachować ją w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma winna uchodzić raczej za dokument handlowy, który rodzajem przedłożenia jakiejś oferty. Nie jest dowodem kupna artykułów czy zrealizowania usługi, a więc zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie powoduje skutków w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest wiążąca? Nie, gdyż mówi o usłudze bądź sprzedaży, która jeszcze nie została sfinalizowana, wobec tego warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą w dalszym ciągu podlegać negocjacjom.

Co powinno znaleźć się na fakturze proforma?

Faktura proforma wygląda i posiada te same dane co faktura VAT, czyli:

  • dane kontrahentów (wystawcy oraz odbiorcy),
  • datę oraz miejsce,
  • nazwę towarów bądź usług, będących przedmiotem transakcji (wraz z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itp.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno konkretnych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana także słownie,
  • stawka oraz obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • informacja o kwocie ewentualnych rabatów,
  • określenie przewidywanego terminu wykonania usługi czy też dostarczenia towaru,
  • określenie terminu wniesienia opłaty.

Taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznaczyć zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, aby bez trudu można było rozróżnić ten dokument od stosownej faktury VAT, wywołującej następstwa podatkowe. Trzeba też mieć na uwadze, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia klientowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie wolno wystawić w momencie, gdy klient wpłaci już zaliczkę czy też zapłaci w całości za przedmiot transakcji.